Ziyaretçiler üzerinde iyi bir ilk izlenim bırakmak, hiç şüphesiz marka algısı, güven ve müşteri kazanımı gibi hususlarda şirketler için çok önemlidir. Bir şirkete gelen ziyaretçiler için ziyaret sürecinin uçtan uca planlanması ve kurgusunun eksiksiz yapılması gerekir. Ancak bu şekilde başarılı bir ziyaret süreci olumlu bir izlenim bırakabilir.
Artık geleneksel çalışma ortamları terk ediliyor. Bunun yerine modern konseptleri ile tercih edilen ortak çalışma alanları, sunduğu çözümler ile daha ekonomik ve daha avantajlı olduğu için tercih ediliyor. Ortak çalışma alanları bir ofiste olması gereken bütün imkanları sunarken geniş bir iş ağı konsepti, ilham verici etkinlik ve buluşmaları ile farklılaşıyorlar. Çok kiracılı/ortak çalışma alanları için uçtan uca bir ziyaret süreci yönetimi bu noktada oldukça önemlidir.
Ziyaretçi yönetim sistemi neden gereklidir?
Bir ziyaret iki şekilde gerçekleşebilir. Anlık ziyaret veya rezervasyonlu/davetli ziyaret. Çalışanların güvenlik birimi veya resepsiyon ile senkronize olması, hem iyi bir ziyaret deneyimi hem de güvenlik gerekliliklerinin karşılanması açısından önemlidir. Biden fazla çalışma ofisinin ve farklı şirket çalışanlarının yer aldığı çok kiracılı/ortak çalışma alanlarında hem güvenlik gereksinimlerinin karşılanması hem de iyi bir ziyaret deneyimi oluşturabilmek süreci kolaylaştırabilmek için bir ziyaretçi yönetim sistemi gereklidir.
Ziyaretçi yönetim sistemi, binadaki fiziksel alanlara erişimin kontrollü bir şekilde yapılması, iş güvenliği, KVKK gibi yasal gerekliliklerinin yerine getirilmesi ve sürecin uçtan uca izlenebilmesi ve raporlanabilmesi açısından önemlidir. Binada mevcut bir geçiş kontrol sistemi (access control system) bulunabilir. Dolayısıyla ziyaretçi yönetim sisteminin geçiş kontrol sistemi ile de entegre olarak çalışabilmesi önemlidir.
Ortak çalışma alanları için ziyaretçi yönetim sistemi
Çok kiracılı/ortak çalışma alanlarında, gelen ziyaretçiler için genellikle manuel süreçler işletilir. Gelen ziyaretçinin bilgileri alınır, ziyaret için geldiği kişi ile iletişime geçilir. Halbuki ziyaret süreci öncesinde, ziyaretçi bilgilerinin ziyaretçi yönetim sistemi üzerinden önceden alınması ve ziyaretçiye gerekli ön bilgilendirmeler yapılması halinde, ziyaretçi, güvenlik/resepsiyon alanına geldiğinde bilgileri sistemde görünecek, ziyaret edeceği kişi ile iletişime geçilmesine gerek kalmadan kendini tanıtarak güvenli bir giriş sağlanmış olacaktır.
Güvenlik/resepsiyon alanında tablet, QR okuyucu veya kiosk gibi donanımlar olması halinde de ziyaretçi, rezervasyonsuz gelmiş olsa bile, self servis ile giriş bilgilerini doldurarak daha hızlı bir kayıt işlemi gerçekleşecektir. Çok kiracılı/ortak çalışma alanlarında kullanılan bulut tabanlı ziyaretçi yönetim sistemi ile tesis yöneticileri, bina genelinde ziyaretçi analizlerini görüntüleyebilir. Bu sayede tesis yönetimi kapsamında daha doğru kararların alınmasına yardımcı olur. Kiracı işletmelerin ziyaret süreçleri optimize edilir.
Çok kiracılı/ortak çalışma alanlarında her bir kiracı işletmenin ziyaretçi süreçleri diğer işletmelerin ziyaretçi süreçlerinden bağımsız ve birbirlerinden habersizdir. Dolayısıyla ziyaret deneyimini sorunsuz ve memnuniyet sağlayarak organize etmek, tesis yönetimi yetkililerinin öncelikli görevidir. Ziyaretçi deneyimini iyileştirmek için geçmiş ziyaretçi verileri incelenerek, kiracı işletmelerin genellikle haftanın hangi gün ve saatlerinde en çok ziyaretçiye sahip olduğu tespit edilebilir. Önceden plan yaparak daha büyük gruplara ve daha yoğun günlere uyum sağlamak için bu bilgiler kullanılabilir.
Gir-in ziyaretçi yönetim sistemi
Bulut tabanlı servisler sunan Gir-in’in, çalışma alanları için sunduğu hizmetlerden biri de ziyaretçi yönetimidir. İster tekil işletmeler ister çok kiracılı/ortak çalışma alanları olsun, QR kodlu, özelleştirilebilir ve kullanımı kolay ara yüzü ile tercih edilmektedir. Tüm ziyaret süreci uçtan uca, kolay, hızlı ve güvenli bir şekilde yönetilebilmekte ve raporlanabilmektedir. Tercihe bağlı olarak istenirse ziyaretçiler için memnuniyet anketleri de yine QR kodlu çözümlerle kullanılabilmektedir.
Hemen şimdi sitemiz üzerinde demo hesabınızı oluşturabilir, uygulamamızı 14 gün ücretsiz kullanabilirsiniz.
